Korona-aika muuttaa todennäköisesti yhtiökokouskäytäntöjä pysyvästi. Uudet toimintatavat saattavat tehdä yhtiökokoukseen osallistumisesta helpompaa.
Yhtiölle on tärkeää, että omistajat ovat kiinnostuneita yhteisen omaisuuden hoidosta ja osallistuvat päätöksentekoon. COVID-19 pandemian luonne muuttuu koko ajan. Varautuminen uusiin yhtiökokouskäytäntöihin on yhtiöiden etu, koska tilanne voi säilyä tällaisena vielä pitkään.
Yhtiökokous korona-aikana
Aluehallintovirasto selkeytti maaliskuussa 2021 aikaisempia tulkintoja. Nyt ”yleinen kokous” ja ”yleisötilaisuus” ovat käsitteellisesti eri asioita. Yhtiökokous ei ole yleisötilaisuus eikä sitä koske alueelliset kokoontumisrajoitukset. Syynä selvennykseen oli ristiriita, jossa Aluehallintovirasto voi tartuntalain nojalla päättää vain yleisten kokouksien ja yleisötilaisuuksien kieltämisestä, mutta ei perusoikeuksien, kuten kokoontumisvapauden rajoittamisesta.
Yhtiökokous pitää joka tapauksessa järjestää terveysturvallisesti
Hallitus päättää yhtiökokouksen koollekutsumisesta ja ottaa kantaa, milloin yhtiökokous pidetään ja minkälaisia etäosallistumismahdollisuuksia, kuten videokokous tai kirjepostiäänestys, otetaan käyttöön. Etäkokous voidaan pitää, jos yhtiöjärjestyksessä ei toisin määrätä. Järjestelyistä tulee olla selkeät ohjeet kokouskutsussa käsiteltävien asioiden lisäksi.
Taloyhtiön yhtiökokousta ei voi järjestää yksinomaan etäkokouksena. Rinnalla pitää olla fyysinen kokouspaikka, koska kokoukseen voi aina tulla paikalle ilman ennakkoilmoittautumista. Fyysisessä kokouspaikassa tulee huolehtia korona-ajan perusedellytyksistä kuten käsien puhdistusmahdollisuudesta, ja mahdollisuudesta pitää riittävä etäisyys toisiin ihmisiin sekä myös siitä, että sisätilojen pintojen siivous tulee olla tehostettua.
Etäkokous yhtiöjärjestyksessä
Etäyhtiökokouksista ja teknisistä apuvälineistä voidaan määrätä yhtiöjärjestyksessä. Silloin etämahdollisuus koskee kaikkia kokouksia, joissa mahdollisuutta halutaan käyttää. Hallitus voi päättää kerrallaan vain kyseisen kokouksen pitämisestä etänä, mikäli yhtiöjärjestyksessä ei siitä ole säädetty.
Kokouskutsu etäkokoukseen
Yhtiön hallitus voi varautua sujuvaan etäkokoukseen jo kokouskutsussa ja pyytää osakkaita ilmoittamaan, millä tavalla osakas haluaa osallistua kokoukseen. Osallistuminen etänä ei ole velvollisuus. Kokouskutsussa on hyvä muistuttaa osakkaita myös mahdollisuudesta valtuuttaa joku toinen edustamaan itseään. Videokokouskutsut lähetetään yleensä vain ennalta ilmoittautuneille osakkaille, mikä tukee etäyhteyden päässä olevien osakkaiden tunnistamista. Hyvä tapa etäkokouksessa on, että varautuu kytkemään kameran päälle ilmoittautumista ja puheenvuoroja varten. Yhteisomistajien valtuutukset tarkistetaan myös etäosallistujien osalta. Kokouksen kannalta sujuvinta olisi, jos kirjalliset valtakirjat toimitetaan kutsussa mainitulle henkilölle jo ennen kokousta.
Mikäli etäosallistuminen kattaa osallistumisen postitse tai sähköpostitse, osakkaita voi jo kokouskutsussa pyytää ilmoittamaan kantansa kokouksessa käsiteltäviin asioihin ennen kokousta. Näillä keinoin hankaluudeksi muodostuu se, että ennakkoäänen antaja ei voi ottaa kantaa kokouksessa mahdollisesti tehtyihin vastaesityksiin.
Etäkokouksen kokouskutsussa tulisi myös mainita, että mikäli kokouksessa suoritetaan suljettu lippuäänestys, on se mahdollista vain fyysisessä kokouspaikassa. Etäyhteydellä osallistuvat voivat äänestää ainoastaan avoimesti. Näin voidaan menetellä sillä laissa ei ole velvollisuutta järjestää suljettua lippuäänestystä eikä osakas voi vaatia sitä.
Etäkokous käytännössä
Etäkokouksessa kokouspaikalla saattaa olla esimerkiksi vain hallituksen puheenjohtaja, joka yleensä toimii yhtiökokouksen puheenjohtajana ja toimitusjohtaja tai isännöitsijä. Kokouksen etenemistä edistää toki, jos sihteeri ja ääntenlaskijatkin olisivat paikalla, mutta lain näkökulmasta se ei ole välttämätöntä.
Tyypillisin etäyhteysväline on tietokone- tai puhelinsovellus (Zoom, Teams tai muu sellainen), jonka avulla ääni, kuva ja viestiyhteys on reaaliaikainen. Tehokas nettiyhteys varmistaa, että osallistumisoikeus ja ääntenlaskennan oikeellisuus voidaan selvittää samalla tavoin kuin tavallisessa yhtiökokouksessa.
Osakkeenomistajien määrä vaikuttaa etäyhteyden valintaan. Tällä hetkellä on tarjolla helppokäyttöisiä etäkokous- tai videoneuvottelulaitteistoja ja ohjelmistoja, joilla voi hoitaa isotkin kokoukset. Näiden avulla kokoukseen voi osallistua rennosti kotisohvalta tai mökiltä kännykän tai läppärin kautta.
